Giải pháp số hóa tài liệu lưu trữ tổng thể cho doanh nghiệp

☆☆☆☆☆ ( 0 đánh giá ) 3154 lượt xem

Nhà cung ứng: Trung tâm Khách hàng Doanh nghiệp (Chi nhánh tại Thành phố Hồ Chí Minh - Công ty Cổ phần Đầu tư Thương mại và Phát triển Công nghệ FSI)

Giải pháp số hóa tài liệu lưu trữ tổng thể cung cấp những ứng dụng phần mềm quản lý các tài liệu giấy và hồ sơ điện tử, giúp doanh nghiệp tăng hiệu suất, giảm chi phí.

Chọn sản phẩm

THÔNG TIN CHUNG

Quy trình quản lý tài liệu số bắt đầu bằng việc chuyển đổi các tài liệu giấy và sổ sách sang những hồ sơ điện tử có thể lưu trữ dưới dạng file mềm. Một tài liệu giấy được quét vào máy quét (scan) rồi chuyển thành file ảnh. Sau đó phần mềm sẽ chuyển file đó thành file mềm giống nguyên dạng ban đầu và có thể lưu trữ theo ý của người sử dụng. Khi cần, chỉ việc gõ từ khóa cần tìm.

Việc chuyển đổi từ tài liệu giấy sang tài liệu số giúp loại bỏ những khó khăn trong việc tìm hồ sơ lưu trữ. Với hệ thống quản lý tài liệu kỹ thuật số có thể quản lý hàng triệu tài liệu và truy tìm chính xác trong vài giây, giảm các chi phí hoạt động nhờ không phải bảo lưu hồ sơ giấy.

THÔNG SỐ KỸ THUẬT

Giải pháp số hóa tài liệu tổng thể là sự kết hợp thông minh giữa hệ thống máy quét, hệ thống lập chỉ mục, tách bộ và hệ thống quản lý khai thác tài liệu (mà hiện nay thông dụng là giải pháp quản lý tài liệu Docuflo)

ƯU ĐIỂM CN/TB

- Làm chủ được khối lượng lớn thông tin.

- Tiết kiệm không gian lưu trữ do văn bản được chuyển từ dạng giấy sang những dạng lưu trữ khác như JPEG, TIFF, PDF, Searchable PDF thuận tiện trong quá trình quản lý, khai thác thông tin. Đặc biệt cho bản quét có chất lượng tốt hơn ban đầu.

- Tránh việc mất, nhàu nát tài liệu trong quá trình lưu trữ, quản lý tài liệu vĩnh viễn

- Giảm thời gian tìm kiếm tài liệu

- Có thể chỉnh sửa thông tin một cách dễ dàng trên bản quét.

- Tự động lập chỉ mục làm cho quá trình truy xuất thông tin của người sử dụng trở nên nhanh chóng và dễ dàng.

- Nâng cao hiệu quả công việc do tập hợp các thông tin đưa đến một cách nhanh chóng và kịp thời.

- Tổng chi phí vận hành và quản lý thấp

- Nâng cao tính bảo mật thông tin về quá trình xử lý công việc của người sử dụng và bảo vệ nguyên vẹn dữ liệu